Il lavoraccio c'è lo stesso in quanto per ogni file devi scegliere la categoria, Il programma può essere sveglio quanto vuoi, ma devi dirgli che quel file si chiama Barcellona, va nella categoria Poltrone e magari dargli dei Keyword per una ricerca rapida.
Volendo puoi fare una cosa simile in PHP, puoi listare il contenuto di una Cartella. Poi tramite qualche algoritmo gli dici di scomporre il nome di ogni file, in questo modo si fa lui le categorie, ma devi metterti lì e rinominare ogni file tipo:
Pinco_Poltrona_2D.dwg
Pallino_Tavolo_3d.3ds
Il programma scompone i nomi e fa una comparazione con il nome che stai cercando, che immetti un un Form.
Facile a dirsi, ma è complicato farlo

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In alternativa mi pare che Google, abbia creato un motore di ricerca per cercare i file sul PC. Ma dicono che usi i dati trovati per fare ricerche di mercato ecc...